Nurul Huda Ash Sholihin - Tutorial SIMPATIKA, Cara mengaktifkan siswa lama yang belum aktif di simpatika pada tahun ajaran baru sekarang sekaligus menaikkan ke tingkat kelas yang lebih tinggi.

Setiap tahun ajaran baru, Kepala Madrasah atau pegawai yang ditugaskan harus mengaktifkan siswa lama di SIMPATIKA Madrasahnya terlebih  dahulu sebelum menambahkan atau menginput siswa baru. Atau sebaliknya memasukkan siswa baru terlebih dahulu kemudian mengaktifkan kembali siswa lama sekaligus merubah status tingkatan kelas siswa-siswa tersebut.

Jika siswa-siswa lama yang pernah terdata di SIMPATIKA tidak diaktifkan kembali, maka kejadiannya akan seperti pada gambar di bawah ini:

Dapat kita lihat bersama bahwa di dalam halaman Daftar Siswa tidak terdapat satu pun siswa di dalamnya. Yang perlu kita lakukan adalah mengaktifkan siswa-siswa lama atau siswa yang tahun sebelumnya pernah kita input ke dalam SIMPATIKA Madrasah.

Ingat, jangan sampai kita membuat atau menambah ulang sebagaimana kita menambah siswa baru, hal tersebut akan mengakibatkan data siswa DOUBLE atau GANDA.

Cara Mengaktifkan Kembali Siswa Di Simpatika Pada Tahun Ajaran Baru

#1 Login ke halaman simpatika.kemenag.go.id menggunakan akun Kepala Madrasah atau pegawai madrasah seperti operator yang telah diberi kuasa atau wewenang dapat menggantikan tugas Kepala Madrasah melalui sistem simpatika.

Selanjutnya klik Logo Kemenag bertuliskan MADRASAH. Perhatikan gambar di bawah!

#2 Selanjutnya klik menu SISWA & ALUMNI di bilah atas, perhatikan gambar!

#3 Setelah halaman SISWA & ALUMNI termuat, klik menu SISWA di samping kiri.

#4 Dan di bagian tengah, klik tautan/link DAFTAR SISWA BELUM AKTIF TAHUN AJARAN SEKARANG

#5 Kemudian Unduh/Download daftar siswa belum aktif tahun ajaran sekarang dengan cara klik tombol unduh di samping kanan. Perhatikan gambar!

Dalam tahap ini, daftar siswa yang belum aktif akan terunduh/terdownload dengan format excel yang nantinya dapat diubah/diedit sesuai data terbaru tahun ajaran baru sekarang. Misal, meluluskan siswa kelas akhir, baik kelas 6 MI, kelas 9 MTS, ataupun kelas XII MA, menaikkan siswa ke kelas yang lebih tinggi, dan juga memperbaiki data siswa seperti nama, jenis kelamin, tanggal dan tempat lahir dan sebagainya.

Untuk menaikkan siswa ke kelas yang lebih tinggi, caranya: 1 ganti 2, 2 ganti 3, 3 ganti 4, 4 ganti 5, begitu seterusnya.

Untuk meluluskan siswa, caranya: untuk jenjang MI 6 menjadi 7, untuk jenjang MTS 9 menjadi 10, dan untuk jenjang MA 12 menjadi 13.

Catatan yang  perlu diperhatikan adalah kolom KODE SISTEM di file excel daftar siswa belum aktif tahun ajaran sekarang. Jangan pernah sekali-kali untuk merubahnya, sekalipun hanya satu angka mapun satu huruf. Karena kode tersebut yang akan menjadi identitas siswa ybs di sistem SIMPATIKA. Jika terdapat siswa yang kode sistemnya terhapus, maka siswa tanpa kode akan membuat kode baru di sistem SIMPATIKA nantinya, tentunya hal ini akan mengakibatkan GANDA DATA.

Setelah selesai mengedit data daftar siswa belum aktif tahun ajaran sekarang pada file excel tersebut, mari kita lanjutkan langkah berikutnya.

#6 Klik menu SISWA di sebelah kiri. #7 Selanjutnya klik tautan DAFTAR SISWA di bagian PROFIL SISWA. Perhatikan gambar di bawah!

#8 Kemudian klik tombol UPLOAD DATA SISWA yang ditandai dengan simbol tanda panah ke atas. Perhatikan gambar!

#9 Setelah itu akan muncul kotak dialog "unggah data siswa", di dalam kotak tersebut akan menampilkan ringkasan data yang pernah kita upload/unggah sebelumnya di tahun ajaran lalu, dalam kasus ini abaikan hal tersebut. Langsung saja klik tombol UPLOAD BARU.

#10 Klik tombol PILIH FILE, cari file excel daftar siswa belum aktif tahun ajaran sekarang yang telah diedit status siswanya di direktori folder di tempat kita menyimpan.

#11 Jika berhasil memilih, akan muncul nama file excel yang kita pilih. Perhatikan gambar! Jika sudah benar, lanjutkan dengan menekan tombol UNGGAH.

#12 Jika berhasil, akan muncul nama file excel dan ringkasan jumlah siswa yang terdapat dalam file tersebut. Silakan lanjutkan kembali dengan menekan tombol SIMPAN.

#13 Kita lanjutkan kembali dengan menekan tombol OK.

#14 Sampai langkah ini, bisa dikatakan tugas kita sudah selesai. Untuk memastikan apakah data siswa yang kita unggah sudah berhasil dan sukses, silakan tunggu beberapa menit, kurang lebih 5 sampai dengan 10 menit. Atau silakan klik/tekan tombol REFRESH untuk mengisi kekosongan :D hhe

#15 Alhamdulillah, dalam waktu 6 menit, data siswa yang kami upload sudah masuk ke dalam SIMPATIKA MADRASAH. Hal ini dibuktikan dengan munculnya kotak dialog keberhasilan unggah data siswa sebagaimana pada gambar di bawah ini. Selanjutnya tutup kotak dialog dengan cara klik CLOSE bertanda silang (X) di pojok kanan atas.

#16 Selesai, kini seluruh siswa yang sebelumnya belum aktif telah aktif untuk  tahun ajaran sekarang dengan perubahan status tingkatan kelas yang telah kita tentukan sebelumnya pada langkah ke-5 di atas.

Sampai di sini, apakah tugas kita sudah selesai di SIMPATIKA? Belum, setelah kita mengaktifkan kembali siswa yang belum aktif tahun ajaran sekarang, selanjutnya adalah Menambah Siswa Baru Tahun Ajaran Baru Sekarang; Memasukkan siswa ke dalam kelasnya; Mengisi Jadwal Pelajaran Mingguan; Mengajukan S25; Mengajukan SKBK & SKMT bagi guru sertifikasi; Mengisi Absensi Guru Harian; Mencetak SKAKPT Guru Sertifikasi; dan juga Mencetak S35 Rekap Hasil Absensi Bulanan Guru; yang semuanya tersebut dilakukan secara bertahap sesuai kebutuhan masing-masing.